校内各单位：

    根据学校工作安排，经研究2013年6月1日-9月13日为各部门2012年度档案归档时间，请各单位按档案管理要求整理好后移交学校档案馆。现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

1．凡在2012年1月1日至2012年12月31日期间，在学校党政管理、教学、科研、外事、资产、财会、后勤、基建、出版等各项活动中形成的，具有保存价值的各种载体文件材料均应整理归档。（各单位归档范围在档案馆QQ群（号码 71775444）共享中下载）

2．在学校大型或有意义的活动中形成的具有保存价值的照片、录像及DVD数据格式等材料，按照要求移交档案馆统一保管。

3．各部门装订印刷的各类制度汇编、报表、名册、图册等，及属于《归档范围》的，以册（本）为单位由本部门移交档案馆归档。

4. 各部门荣获市级以上先进集体的奖状、奖牌、奖旗等奖证，以及在校际交流中产生具有保存价值的实物档案，原则上移交档案馆保存。

5. 院系的会议记录、会议纪要、年终总结、大事记、规章制度、毕业生团体照片及大型有意义活动的图片等相关材料移交档案馆归档保存。

6.按照《成都大学干部人事档案管理办法》要求，凡属于校教职工人事档案归档范围的材料。

二、归档要求：

1. 各单位要加强对本单位归档工作的领导，部门档案责任人应抓好本部门档案材料的立卷归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，防止漏归，严把质量关；兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2．凡是已经产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供有关材料。

3. 我校档案收集仍然实行归档单位整理立卷制度，具体档案材料《立卷归档流程》（在档案馆QQ群共享中下载）。

4. 各部门兼职档案员负责本部门各类材料的收集、整理工作，并在规定时间内向档案馆移交。

5.归档的文件材料必须是原件，原则上复印件不得归档。本部门形成的归档材料需要注明时间，加盖单位公章。

6. 归档时纸质档案与电子档案要同步归档。电子档案要标明与纸质档案相符的标题及时间。

三、归档程序

1、网上归档目录注入及检查：《南大之星操作系统说明》（在档案馆QQ群共享中下载）。

2.归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

3.移交手续：归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录表”，目录表一式二份，交接双方签字后各留一份备查。

4.移交地点及联系电话：档案馆（图书馆楼五楼）联系电话

综合档案归档84616034；人事档案归档84616035   

四、其他说明：

因学校二次岗聘后有部分档案工作人员变动，各单位档案责任人和兼职档案员在9月份开学后统一上报。

                                               档案馆

                                            2013年6月14日