各学院（部）、各部门：

    根据本年度档案归档工作安排，2012年5月2至6月30日为各部门2011年度档案归档时间，请各学院（部）、各部门按档案管理要求整理好后移交学校档案馆。现将有关事项通知如下：

    一、归档范围

    1．在2011年1月1日至12月31日期间，在学校党政管理、教学、科研、外事、资产、财会、后勤、基建、出版等各项活动中形成的，具有保存价值的各种载体文件材料均应整理归档。（归档范围见档案馆网页下载专区｜其它资料《成都大学各类档案归档范围》）

    2．在学校大型或有意义的活动中形成的具有保存价值的照片、录像及DVD数据格式等材料，按照要求移交档案馆统一保管。

    3．各部门装订印刷的各类制度汇编、报表、名册、图册等，及属于《归档范围》的，以册（本）为单位由本部门移交档案馆归档。

    4. 各部门荣获市级以上先进集体的奖状、奖牌、奖旗等实物，以及在校际交流中产生具有保存价值的实物档案，原则上移交档案馆保存。

    5. 院系的会议记录、会议纪要、年终总结、大事记、规章制度及大型有意义活动的图片等相关材料移交档案馆归档保存。

    6.按照学校《干部人事档案管理办法》要求，凡属于校教职工人事档案归档范围的材料。

    二、归档要求

    1. 各单位要加强对本单位归档工作的领导，部门档案责任人应抓好本部门档案材料的立卷归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，防止漏归，严把质量关；兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

    2．凡是已经产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供有关材料。

    3. 我校档案收集仍然实行部门立卷归档制度，归档流程详见档案馆网页下载专区｜其它资料《部门立卷归档流程》。

    4. 各部门兼职档案员负责本部门各类材料的收集、整理、立卷归档工作，并在规定时间内向档案馆移交。

    5. 归档的文件材料必须是原件，原则上复印件不得归档。本部门形成的归档材料需要注明时间，加盖单位公章。

    6. 归档时纸质档案与电子档案要同步归档。电子档案要标明与纸质档案相符的标题及时间。

    三、归档程序

1、网上录入档案：详见档案馆网页下载专区｜其它资料《成都大学兼职档案员网上录入档案的详细步骤》。

2.归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案馆按部门立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

3.移交手续：归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录”，目录一式二份，交接双方签字后各留一份备查。

4.移交地点及联系电话：档案馆（图书馆楼五楼）联系电话

综合档案归档84616034；人事档案归档84616595。

                                                                                      档案馆

                                                                                    2012年5月2日